忙しくてあまり席にいない上司に若手が相談する手順とタイミング

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仕事に関する悩みが出た時、まずは上司に相談するのが一番の解決の近道です。ビジネス系のアドバイスを読むと「報連相はこまめに」などと書いてある場合が多いですが、自分が若手で上司が大変忙しい場合、相談のタイミングを迷ってしまいますよね。本日は、そのような場合の相談の仕方について紹介したいと思います。

相談しないという選択肢はとってはならない

上司があまりに忙しいのでこんなことで相談していいのか迷ってしまうといった理由で、相談せずに勝手に自分で判断してしまった経験はないでしょうか?

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このような場合、上司の意図した成果にならない、トラブルや人間関係の場合は問題を更に大きくしてしまうなど、悪い結果を招くリスクを増大させてしまいます。

上司のリカバリー稼働も増えるので、上司からの評価も下がってしまいます。

余裕なく動いている上司をみて躊躇していまいがちですが、くれぐれも勝手に判断する・相談をしないという選択肢は避けてください。

上司に相談する手順・タイミングを解説!

それでは、具体的に相談する場合、どのような手順・タイミングで考えていけばいいのか紹介したいと思います。

先輩や同僚に聞けば済むことかどうかを判断する

相談したい内容の解決策を誰が知っているかを考えます。単に手順の確認等であれば、上司に確認するまでもなく、まわりの同僚が教えてくれるかもしれません。「細かいことを頻繁に聞いてくる」と疎まれないためにも、上司にわざわざ聞かなくても済む問題かどうか確認しましょう。

何を聞きたいのか書き出す

で、上司に相談した方がいいと判断した場合、せっかく相談に乗ってもらっても、事象をダラダラと話すだけでは時間の無駄ですし、得たい解決策を引き出すことは出来ません。

まず、何を上司に解決・判断して欲しいのかを整理したうえで相談するのがいいでしょう。

具体的には

  • 今問題と思っていること(または自分の失敗)
  • その原因・課題
  • 解決策

頭の中で考えずに、一度ワードなどに書き出して整理することが重要です。

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聞きたいことの重要度・緊急度を判断し、相談する

一言で相談といっても内容の軽重は様々です。重要度を自分の中で判断し、その判断によって伝え方を工夫しましょう。

重要度が低い場合

相談内容を列挙し、事前にメールにて上司に送りましょう。メール後、上司に「相談メールを送っておいたので読んでおいていただけませんか」と一言声をかけて指示を仰ぎます。声をかけたタイミングで上司がメールを読んでその場で判断してもらえることもありますし、上司が忙しい場合は、昼食や休憩などのタイミングに「読んでいただけましたか」と声をかけ対応してもらいましょう。

注意点としては、上司と席が隣などの場合は、いきなりメールを送りつけると不自然ですので、上司が着席して資料を作っている場合などはメールを送る前に「ちょっと相談メールを送らせていただきます」と一声かけるなどしましょう。この場合も忙しく無さそうなら、そのまま相談するなどしましょう。

重要度が高い場合

時間を取って相談に乗ってもらう時間を作りましょう。上司のスケジュールを確認し、「ちょっと●●の件で相談があるので時間をいただけませんか」と声をかけます。スケジュールの調整が出来たら、会議室などを予約し、落ち着いて話せる環境を確保しましょう。

上司は忙しいので、事前にメールで相談内容について情報を伝えておくことが重要です。その分時間が短縮できますし、上司も解決策を考える余裕が出来、よりよい解決に繋がる確率が高くなります。

また、どうしても上司の外出時間が多くて時間がとれない場合は、会社の文化や部署にもよりますが、移動中の上司に一部同行し、移動しながら相談することを提案してみるのもいいでしょう。

緊急度が高い場合は強引さも必要

上司があまりにも忙しいからといって、緊急度の高いものは遠慮してはいけません。すぐに上司をつかまえて相談しましょう。結果、大したことが無い場合もありますが、大事を招く前に早期に第一報を入れることで、問題を最小限にすることが出来ます。下手な忖度は禁物です。何度か繰り返すなかで、緊急度の判断が出来るようになります。

まとめ

最初は相談する頻度やタイミングなどどうしようか迷うこともあると思いますが、回数を重ねていく中で上司の行動や思考回路のクセが読めるようになります。そのためには上司をよく観察することが大事です。リスクマネジメントが叫ばれる現在において、部下の相談を疎んじるという上司は少ないと思いますので、臆せずどんどん相談してみましょう。

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