会議でのホワイトボードの有効な活用方法を解説します!

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話がまとまらない会議、時間だけが過ぎていく会議、長時間に及ぶ会議・・・など企業では日常的に非効率な会議が蔓延しています。会議には複数のメンバーが参加するため、時間を有効的に使うべきであり、内容が濃くなければなりません。

多くの会議室に設置されている「ホワイトボード」をうまく活用することで、非効率な会議を撲滅し、有意義な会議に変化させることができます。

ここでは、会議におけるホワイトボードの有効的な活用方法について解説していきます。

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ホワイトボードを利用するための基本的なこと

あなたの会社の会議室にはホワイトボードがありますか?最近は、ホワイトボードの利用方法も見直され、会社によっては複数のホワイトボードを設置しているところもあります。また、スペースを上手く活用するために、会議室の壁にマグネットで張り付けるタイプのホワイトボードも人気があります。

どのようなホワイトボードであっても共通するのが、締まった会議にするためには、綺麗なホワイトボードが必要だということです。前の会議で利用した人がしっかりと消していない場合には、会議が始まる前に綺麗な状態にしておきます。

その際には、マーカーのインクが十分にあるかもチェックしておきましょう。会議が始まったらマーカーのインクが無くてホワイトボードに書くことができない、なんてことが起きないようにしておきましょう。

①議題やゴールを記載しておく

会議が始まる前に書き込んでおく活用方法です。会議が始まる前にファシリテーターが「会議の目的」や「会議のゴール」をホワイトボードに書き込んでおきます。会議室に入ってきた参加者たちがホワイトボードを見ることで会議の内容を共有することができ、質の高い会議をスタートさせることができます。

もう1つ、会議を短縮させるために終了時間を書いておくのも効果的です。会議中にホワイトボードを利用する際にも終了時間は消さないようにしておくことで、エンドの時間を意識した実のある会議になりやすい効果があります。

②参加者の注目を集める

会議においてはプロジェクターや個人のパソコン、会議資料を見ながら実施することになります。誰かが説明をしている時に、参加者はそれぞれ違った視点で物事を考えていたり、説明している箇所とは違う場所を見ていたりすることがあります。

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ホワイトボードを利用している時は、参加者が全員ホワイトボードに注目します。話が逸れそうになった時や、方向性がズレているかな、と感じた時は、ホワイトボードを利用して意識を集中させ、また方向性を共有するようにしましょう。

③タスクを記載する

会議では、決めなければならない事項が発生します。決めなければならない事項に対するホワイトボードの活用方法は、例えばタスクを羅列する時に頭に「□」を書きます。

会議が始まる前にタスクが分かっている時は、事前に羅列しておいてもいいです。決まったものについては、チェックを入れたり、■に塗りつぶしたりすることで、決めるべきものが消化されていきますし、参加者は進捗が分かるようになります。

④都度、写真を撮っておく

ホワイトボードは書き込める範囲が限定されているため、次の議題に移った際には書いた内容を一旦消すことになります。そのため、会議の参加者の中にはメモを取るのに必死になっている人もいるのではないでしょうか。メモを取る事よりも会議に集中してもらうためにも、消す前にスマホなどで写真を撮っておくといいでしょう。

会議が終わってから参加した人に写真のメールをしておけば、会議の議事録にも利用することができるのです。ファシリテーターは参加している人の動きを見て、メモを取り出す人が多ければ「後で写真も送りますね」と声をかけてあげると親切です。

⑤雰囲気を変える

会議の内容によっては、空気が重くなることがあります。内容に行き詰ると、眠くなる人もいますし、意見も出にくくなってしまいます。空気が重いなと感じたら、ホワイトボードを利用して要点を整理するといいでしょう。全員が座っている会議において、ホワイトボードに書き込む作業は、動きを与えてくれることになります。

また、ホワイトボードを利用するのはファシリテーターだけとは限りません。各々の発表をしてもらう時にホワイトボードの前に出てもらうのもいいですし、「今の分かりにくいので、ホワイトボードに書いてもらってもいいですか?」と振ってあげるのも活用方法の1つです。

ホワイトボードの活用方法まとめ

会議におけるホワイトボードの有効的な活用方法をご説明しました。ホワイトボードを上手く利用することで、会議の進行が円滑になり、参加者も有意義な時間を過ごすことができるようになります。

場合によっては、資料がなくてもホワイトボードさえあれば、問題なく会議が開催することができます。ホワイトボードの活用方法、是非とも試してみてください。

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