実際使える?web会議のメリット・デメリットを比較してみました。

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従来、遠隔地とのミーティングについてはTV会議を利用するケースが大半でした。しかし、最近はSkypeやLINEなどのwebのサービスが発達し、webを使って遠隔地との会議を行う企業も増えてきました。実際、web会議は有効なのか、そうじゃないのかということについて、ここではweb会議のメリット・デメリットをTV会議と比較しながらお話をしたいと思います。

TV会議とweb会議の違いについて

まずはTV会議とweb会議の違いについてですが、根本的な違いは電話回線を使うか、web回線をつかうかという点です。TV会議は、TV会議専用の回線を引くことになります。対してweb回線は、不特定多数の人が使うインターネット回線を用いて会議を行います。

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そして、TV会議とweb会議のメリット・デメリットについても専用の回線を使うか、インターネット回線を使うかという点で発生してくると思ってください。

web会議のメリット

まず、web回線のメリットですが、以下の4点です。

プライマリーコスト(初期費用)が掛からない

TV会議システムは専用回線を引いて使用するものです。また、会議システム用のツールも必要となります。そのため、プライマリーコスト(初期費用)が掛かりますが、web会議においては、PCとインターネット回線があればwebカメラ程度のプライマリーコストしかかかりません。導入しやすいというのがメ1つのメリットです。

社外との会議にも使える

上述の通り、インターネット回線があればどこからでも参加できます。TV会議システムは特定の中継しかできないので、基本的には社内でしか使えませんが、web会議は、インターネット回線を使用したものとなるため、クライアントとの打ち合わせについても使用できるという点で非常に汎用性があります。

会議を録画するなど、情報共有のためのサービスが豊富

Web会議システムのサービスの中には会議の録画、ボイスメモなどを提供するサービスがあります。TV会議システムにはこのようなサービスは備わっていないためその点は非常に優れています。議事録等の作成が必要なくなる場合もあり、非常に効率的な会議が行うことができます。

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ネット回線があることが前提だが場所を選ばない

上述の通り、インターネット回線があればどこからでも会議に参加することができます。

そのため、外出先からでも会議に参加することができます。TV会議システムは特定の場所に参集しなければいけないため、場所を選ばない点もweb会議を行う上でのメリットです。

web会議のデメリット

では、web会議はどんな点がデメリットになるのでしょうか。以下3点がデメリットとなります。

インターネットの環境によっては、通話が不安定になる

インターネットは不特定多数が使用するインターネット回線を使用します。インターネット回線は時として非常に不安定になります。TV会議システムは専用回線を用いるので、回線が不安定になるケースというのは非常に少ないことを考えてもweb会議の大きなデメリットとなります。

聞こえない人が出てくる

TV会議システムは、複数人数を参集することを前提に音声を聞き取りやすいような状況を作っています。しかし、web会議はプライマリーコストがかかっていないためそこまでのインフラの整備ができていない状況にあります。個別で参加するには良いのですが、1か所に人を参集させて会議をやるということについては弱いというのも事実です。

カメラやマイクの範囲に限界があり、大人数が参加すると映らない

Web会議が弱いのは基本的に「大人数」を参集させることです。カメラやマイクについてもTV会議システムと比較し、全参加者の映像を映し出すこと、またマイクが音を拾いにくいという点もweb会議のウィークポイントです。

まとめ

Web会議はプライマリーコスト(初期費用)が掛からないことに加え、従来TV会議システムではできなかった外部との映像を用いた会議ができ、場所を選ばず、議事録を作る必要性もなくなるという点で非常にメリットのある手法ではありますが、回線が安定しないことがある、また音声、映像という点では会議の体をなすのにまだまだ弱い部分があることも事実です。

重要なことはどっちが優れているか、ということではなくweb会議にしてもTV会議システムについてもそれぞれ実情に合ったやり方で、最善の状況を作るということが大事で、それぞれのメリットを生かしつつ、デメリットを埋めるような最適な方法を選んでもらうことが大事です。

それぞれのツールの良さを生かし、より会議を充実させることができたらよいのではないでしょうか。

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