社内会議の日程調整。効率よくスマートに行うには?

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社内会議の日程調整を任されると、正直面倒に感じることもありますよね。あまり時間をかけずに効率的に済ませたいものです。今回はメールで日程調整する場合に効率的に進めるポイントをまとめました。

メールで日程調整する場合

最も多いのがメールでの日程調整ですが、無駄を省いた上でビジネスマナーを守ることが大切です。自分はもちろん相手にとっても負担とならないようにしましょう。

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自分で候補日を決める

社内ですので出席者の予定はある程度絞りやすいです。候補日はわかる範囲の情報を反映して何日かピックアップしましょう。参加者の希望は原則聞きません。希望を聞くのは一見親切なようで、実は相手に複数のスケジュール確認が発生するため、負担をかけることもあります。

参加者の多い会議ほど、希望を聞くと調整が難しくなります。作業を減らすためにも、会議の候補日は自分が主導権を握って1つに決めます。候補日の中で決めづらければ、調整担当の特権として自分の都合を加味して選ぶのもアリではないでしょうか。

ただし幹部などに出席を依頼するときには、電話で事前にアポ取りするのが常識です。メールは返事まで時間を要する可能性もあり非効率です。

またいつも多忙な人がいたら、その人だけは全体周知前に連絡して出欠可能か確認しておくのも得策です。再調整となるリクスを減らし、二度手間が省けます。

メールを配信するタイミング

社内会議の決定は早すぎても遅すぎてもセンスが悪いです。早すぎては後から他の大事な予定が入り日程変更をせざるを得ない状況になりますし、遅すぎると参加者に迷惑がかかることもあります。

会議の規模や内容、そして出席者の面子に合わせた日程調整を行いましょう。多忙なメンバーが多ければ早く押さえる必要があります。

日程の確認だと分かる件名にする

毎日多数のメールを受信する中で、件名は優先順位に大きく影響します。日程確認の依頼であることが明確な件名にしましょう。後回しにせずメールを開いてもらえることが大事です。

会議の内容と関連する案件がメールでやり取りされていたとしても、日程確認のメールは新規作成が望ましいです。「Re: 」が付いている状態では見過ごされる可能性が高まり、相手にとっても不親切です。

メールに記載する情報は箇条書きで

簡潔に分かり易く書くことがビジネスメールの鉄則です。長々とした文章は不要ですので、候補日程(日付と時間)や開催場所などの情報は箇条書きで記載すると良いでしょう。

出欠の返信期限を設定する

会議への出欠を返信してもらうなら、必ず返信期限を設定しましょう。リミットがないと、回答を催促するタイミングが決められません。

期限が過ぎても返信がない場合、再度「Remind」としてメールを送る方法もありますが、催促のメール自体に気づいてもらえない可能性もあります。電話で催促した方が効率的です。

メールは丁寧な言葉使いで

効率性を求めると、素っ気なく不躾なメールになる場合があるので気をつけましょう。例え社内であっても、ビジネスマナーを守って敬語を使います。「~してください。」と「~していただけますでしょうか?」では、相手が受ける印象も変わります。

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再調整が必要になった場合

最も苦労するのが会議日程の再調整です。会議の主要な出席者の都合によっては、仕方ありませんので、日程変更のメールを全体に送信します。その際は簡潔に変更理由と謝罪も述べるのがビジネスマナーとして必要でしょう。

個人の理由であっても名は伏せて「急用により~ 」「幹部会の予定変更により」など、誰かを責めることのない曖昧な表現で伝えましょう。

参考記事)社内会議の日程変更。混乱させないための技7つ

日程調整メールの参考例文

メールの例文を参考にしてください。定例会議であれば、毎月必要な箇所だけを変更して定型文として使えば、より効率的です。

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件名:【日程確認依頼】H29年度6月度 営業定例会議の件

関係者各位

お疲れ様です。営業部一課の○○です。

6月度の営業定例会議につきまして、次の通り連絡いたします。

・日時:6月7日(水曜日)14時~15時

・場所:営業第1会議室(○棟3階)

・内容:5月の売上実績と今後の見込み確認

大変お手数ですが、出欠を5月26日(金)までに返信いただければ幸いです。

よろしくお願いいたします。

以上

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その場で電話回答したい人もいますので、社内であっても署名は必ず付けます。どうしても出席が必要な人が欠席連絡をしてきたら、電話で個別に理由とピックアップした残りの候補日での都合を聞きましょう。

メール以外のツールで調整する方法も

最近はスケジュール調整をサイトやアプリで使って行う人が増えています。取り入れることが可能かは会社によって異なりますが、効率化を優先する上でとても便利なツールです。

例えば人気の「Cu-hacker」は、Googleカレンダーと連携していて、相手に予定の日時を送れば、後はクリックしてもらうだけで簡単に予約としてカレンダー登録されます。相手が「Cu-hacker」を使用していなくても使用可能。

よりスマートに日程調整と出欠管理がしたい人はピッタリのツールです。しかし会社の風土や慣習を無視することにもなりかねないので、よく検討して許可を得ることが必要です。

まとめ

日程調整は雑用とまではいきませんが、できるだけ効率的に済ませたい業務の1つです。日程の再調整が必要な場合は手間がかかるものですが、できるだけ二度手間にならないように、日程選びを慎重に行うことが重要です。

無駄のないメールは相手にとっても有難いものですので、スマートに進めるとあなたの印象アップにも繋がりますよ。

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