拡散したブレストアイデアまとめ方。収束して結果を出すコツは?

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ある課題の改善や目標の達成に向けて新しいアイデアが必要な時は、ブレスト(ブレインストーミング)が有効的です。ブレストは、参加するメンバーが自由にアイデアを出し合い、最終的にまとめて1つ、または複数の結果として決定するミーティング手法のことです。

ブレストは単にアイデアを出し合えばいいというわけではなく、拡散したアイデアを収束して結果がでるようにうまくまとめなければなりません。ここでは、ブレストアイデアのまとめ方と収束して結果を出すコツをご紹介します。

ブレスト前の事前準備

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ブレストをする前にしておくべき準備事項についてまとめます。

◎基本方針を確認する

ブレストをする際には、「アイデアに対して反対意見を述べない」という基本方針があります。どんな意見に対しても反対をする人っていますよね。そういう空気が会議室に流れてしまうと、参加している人が恐縮してしまって新しいアイデアが出にくくなってしまうのです。最終的に収束をすることばかりに気を取られないようにし、基本方針を確認した上でブレストをスタートさせましょう。

◎目的を明確にする

アイデアはたくさんある方が良いです。ただし、目的やゴールが見えていない状態でやると、後々収束させるのが大変です。このブレストは何のために行っているのか、どこにゴールがあるのか、についてはメンバー間で共有しておくようにします。事前に開催連絡をする時に、目的とゴールを浸透させておくとブレストがスムーズに進みます。

◎全員が見えるようなアイテムを準備する

出てきたアイデアを全員が見えるようにすることがブレストでは大切です。よく使われるのは、ホワイトボードと付箋です。ホワイトボードは書いたらすぐに消すことができますし、メンバーがアイデアを把握するのに便利です。

同様に、付箋の活用も効果的で、ホワイトボードが無い会議室では付箋を壁に貼ってアイデアの共有ができます。それなりの人数がいるブレストで小さいメモに記入していくのはとても非効率なので、事前にブレストができるアイテムを準備しておくようにしましょう。

ブレストアイデアのまとめ方

ここからは、ブレストで出てきたアイデアをどのようにまとめていくのかを解説します。

◎カテゴリ分けする

ブレストでは自由にアイデアを出すことが前提となっているため、メンバー間で重複したものがいくつか存在をしています。また、意図しているところが同じ意見は「同じアイデア」としてカテゴリに分けていきます。アイデアの数にもよりますが、最大でも10カテゴリ以内に収まるように分類するといいでしょう。アイデアをカテゴリ分けすると検討するスコープを狭くすることができるメリットがあるだけでなく、どのカテゴリにアイデアが集中していたのかも確認することができます。

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カテゴリ分けする際に注意しなければならないのは、突拍子もない意見(尖ったアイデア)が埋もれないようにすることです。ブレストは過半数によって有利になるものではありません。似たような意見が複数存在しなかった場合は、無理にカテゴリ分けするのではなく、1つのカテゴリに1つのアイデアとして活かすようにしましょう。

◎リーダーを選任する

いくつかのアイデアに絞る事が出来た場合、1つのアイデアに対してリーダーを専任します。リーダーは、ブレストに参加したメンバーの中から選ぶのが好ましく、その場で決めてしまうようにしましょう。

「では、体制は別途検討しましょう」とすると、せっかくアイデアを収束したのに前に進まなくなってしまうことがあるのです。大掛かりなプロジェクトになるのであれば、「体制を決めるための推進リーダー」としてもいいです。ブレストは、忌憚のない意見を出し合う場であるため、その場にいたメンバーの当事者意識が薄れてしまうことがあるのです。それぞれにリーダーを専任することで、アイデアの実現に向けた推進をその場でスタートさせることができるメリットがあります。

◎優先順位を決める

事業アイデアにおいては「品質」「コスト」「納期」という、いわゆるQCDの考え方が重要です。それぞれのアイデアに対してQCDを考えて、何から取り組めばいいのか優先順位を付けていくのです。すぐにでも取り組めるものは、コストが低く納期が短いものです。ゴールまでの日数が少ない場合は、すぐに取り掛かれるものの優先順位が高くなります。

一方で、コストがかかり納期もかなり先だというアイデアは、早めに取りかからないと時間だけが過ぎていってしまうことにもなります。優先順位を付ける時には、全員での話し合いでまとまらない事が多々あります。ブレストの中にいる権限がある人や優先順位を決める時だけ上司に入ってもらって、推進方針を決めてもらうといいでしょう。

ブレストアイデアを収束させるまとめ

ブレストはアイデアを出す場所であるため、最初からまとめようと思いすぎるのはよくありません。ただし、アイデア出しだけに注力をすると、結局実行に移せない事にもなりかねません。ブレストのファシリテーターになる人は、どのようにプロセスを踏んでいけば、ブレストのアイデアが収束して結果がでるのかをよく理解する必要があります。経験を積んで慣れていけば、アイデアを収束させるスピードも速くなっていくでしょう。

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