社内の無駄なccメール。多すぎな原因と減らすためのコツは?

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ビジネスの現場において、メールの利用は必要不可欠です。お客様に都合が良いときに読んでもらえる、上司への事前報告が簡単にできる、外出先でも連絡を取り合うことができるなど、うまく活用すればメリットはたくさんあります。一方で、日々メールを読むだけで数時間を使い、業務を圧迫してしまう課題もあります。社内でのやり取りでCcメールが飛び交っていることがあなたの会社でもあるのではないでしょうか。ここでは、社内の無駄なCcメールが増えている原因と減らすためのコツについて解説します。

Ccメールが増える理由

まずは、社内での連絡のやり取りにCcメールが増える原因についてまとめます。

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報告できた気分になる

社内での連絡事項をやり取りする際に、常に自分の上司を入れる人がいます。例えば、営業部門から開発部門に対して発注をお願いするようなメールの場合、納期の調整や顧客の要望などを伝えることになります。開発部門からはスケジュールを加味して営業に返信メールが送られます。1発で決まることはありませんから、何度も調整のためのメールが飛び交うことになります。こういったメールのCcに上司を入れることで、「今はこのような状況で進捗しています」と報告をしている安心感を得ることができるのです。

また、メールのCcに上司を入れておくことで、上司の機嫌を察する必要もありませんし、報告のスケジュール調整をする必要もありません。推進の途中で問題が発生をしても「上司をCcに入れているので、把握しているはずです」と責任転嫁できてしまうことも送信者にとって都合が良いのです。

確認できた気分になる

一方で、上司にとってもCcは都合が良いものになっていることがあります。Ccのメールをざっと読むことで現状を把握していると勘違いしているのです。社長から「あの件どうなっている?」と聞かれたら「報告は受けています。後でまとめてお伝えします。」などと返しておいて大量のメールを読み返すのです。

また、上司によってはCcに自分が入っていることで立場上の安心感を得ている人もいます。実際に手は動かしていなくても、自分がプロジェクトのマネージャーであるという自尊心が生まれてほっとするのです。

全ての指示をしたい上司

メールに忙殺されていることを好んでいる上司もいます。全てのメールのCcに(Bccに)自分を入れるように、部下に指示を出しているのです。1つ1つのメールを全部読むようにして、気になった事があれば口を出します。メールを送るのは部下なのに、それに対して上司が事細かに指示を出していては、部下の成長になりませんし、Ccの意味がありません。そのことに上司は気づいておらず、業務を自分で動かしたい願望の方が勝っているのです。

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無駄なCcメールを減らす方法

ここからは、無駄なCcメールを減らす方法をご紹介していきます。

Ccメールを禁止する

宛先に社員しかいない場合は、Ccに入れることを禁止してしまう方法です。これまでCcが当たり前となっていた職場においては、かなりの抵抗が発生すると思います。ただ、慣れたらできるものです。大事なことであればToに入れればいいわけですし、やり取りがある程度進んだ状態で上司に報告をするスキームにすればいいのです。それこそ、これまでにやり取りをした情報を、To:上司 で報告すれば、上司も内容が整理しやすくなるものです。

掲示板を利用する

社内に掲示板システムを導入することで、社内メール自体を削減させることができます。様々な要件のCcメールが飛び交っていると混乱してしまうことも多いのですが、掲示板を利用すれば情報を整理させることができるようになります。

要件それぞれに掲示板を立ち上げれば、情報を一元管理でき、過去の分を振り返る事も容易になります。掲示板を活用する時に、「急ぎの用事については電話や直接話しかける」といった文化が広がれば、より効率的な業務推進ができるようになるでしょう。

スマホアプリを活用する

スマホアプリを積極的に活用している企業が増えてきました。特に「LINE」はIDを持っている人も多いため、ちょっとした連絡にはメールより活用範囲が広がっています。LINEでプロジェクトごとにグループを作り、そこで連絡のやり取りを行うことでCcメールは格段に減るでしょう。

また、LINEの場合はダラダラと文章を書いても読んでもらえませんから、要点を絞った内容になりやすいものです。これまでどれだけ無駄な連絡や報告をしていたのか気付かされることも多くなるはずです。LINEの活用で注意しなければならないのは、オンとオフのメリハリがつかなくなることです。

しかし注意点もあります。定時後の夜や土日などでも連絡が取りやすくなりますから、例え業務時間外でも上司からの連絡を見たら返信せざるを得なくなります。仕事とプライベートのメリハリをしっかりと分ける必要があります。指示系統が曖昧になったり、業務時間の適正化の観点からLINEを禁止している会社もあります。使う前にルール化しておくことも大切です。

社内のCcメールを削減する方法

無駄なCcメールに振り回されないようになるだけで、かなりの時間を別の仕事に充てることができるようになります。「Ccに入れることが当たり前」と思っていると削減はできません。止めることに勇気を持って取り組んでみてください。

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