名刺をアナログで管理するコツ。ファイリング方法や整理の順番など。

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お客様からいただいた名刺は、今後のビジネスの発展において必要不可欠であり、またとても大切な資産になります。いただいた名刺は知らず知らずのうちに蓄積していき、あっという間に名刺入れがパンパンになっているという人もいるのではないでしょうか。

最近はデジタルデータとして管理するツールも増えてきていますが、できれば名刺はアナログで管理をしたいという方のために、ファイリング方法や整理の順番などについてご紹介をします。

ボックスで管理をする

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名刺ボックスに名刺を入れていく管理方法です。「あ行」「か行」と書かれている仕切り板の間に名刺を挟み込んでいきます。ボックスを開けて五十音順に差し込んでいくだけなので、整理するのに時間がかからず、営業先から帰ってきてすぐに実施をしても手間になりません。五十音順に並べる際は、「名前」で整理するよりも「法人名」で整理をした方がいいでしょう。

例えば、○○株式会社の佐藤さん、山本さんと名刺交換をしたとします。佐藤さんは「さ行」のところに入れ、山本さんを「や行」のところに入れたとします。2か月後、○○株式会社の高橋さんから問い合わせがあった時、以前に名刺交換した方の名刺を探すことになるでしょう。その際、佐藤さんや山本さんの名前を覚えていなければ、探すのがとても大変です。○○株式会社のところに2枚が重なっていれば、見つけるのも容易になります。また、同じ法人が並んで管理されていれば、上司部下の関係や関連部署とのつながりも見えてくるようになります。これによって次の訪問時に頭を整理しやすく、ビジネスチャンスを逃すこともありません。

ボックスで名刺管理をするデメリットは、検索性に優れていないという点です。名刺の数が増えてくると、五十音順に並んでいても探すのが手間に感じることでしょう。電話をしながら名刺ボックスを探さなければならないような状況になると、電話の相手を少し待たせてしまうことも考えられます。

ファイル(ホルダータイプ)で管理をする

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名刺を差し込むファイルで管理をする方法です。名刺の表と裏の両方が見えるタイプがいいでしょう。ファイルを開くだけで名刺を見渡すことができて、検索性に優れている方法です。並び順は、ボックス管理の時と同じように五十音順、法人名並びがいいでしょう。ファイルを開くだけで見渡すことができるため、例えば、上司部下の関係や同じ部署の並びなどを意識して整理することができます。ファイルの上から役職順に並べると、お客様の体制図もイメージしやすくなります。

一方デメリットは、新しい名刺を差し込みにくいことです。既に埋まっているページへ差し込みをする場合には、他の名刺もズラしていかなければ差し込むことができません。整理をするのに時間がかかり、後回しにしてしまうとファイルで名刺管理をしている意味がなくなってしまいます。ファイル全体の整理は、定期的に実施をするようにしておきましょう。

アナログで名刺を管理するコツ

アナログでの名刺管理にこだわっている人はたくさんいます。アナログ管理のメリットを最大限に活かすために名刺管理のコツをお伝えしていきます。

◎タイムスタンプを押す

「検印」のように日付が入っているスタンプを用意し、ボックスやファイルに入れる前に押すようにします。そうしておけば、いつ会ったのか分かるようになります。この方法は、一度慣れてしまうとやめられません。例えば、2年前にお会いした人から仕事の相談があったとします。「あの時に相談した件、もう一度検討したいのですが」といった相談です。もしタイムスタンプがあれば、当時の日付で記録しているノートや議事録を確認しやすく、2年前でも当時のイメージを思い出しやすくなるのです。

◎コメントを書く

名刺に直接コメントを書く方法です。一番いいのは、相手のタイプや社内における権限などをメモしておくといいでしょう。一日に何社も訪問をする営業マンは、名刺交換した方の顔を思い出せないことがありますよね。名刺にメモをしておくことで、後日問合せいただいても思い出すことができるようになります。

◎帰ったらすぐに整理する

名刺の管理が苦手な人は、「後でやろう」と思う人です。名刺の管理は、事務所に帰ったらすぐに取り掛かるようにしてください。これは正直、慣れです。「相手からいただいた大切な名刺を、そのまま放置するのは失礼にあたる」という考え方をすれば、帰ってすぐに整理をするようになるでしょう。

◎定期的に名刺を見直す

過去にいただいた名刺がボックスやファイルにはたくさん蓄積されています。販売先を探している時や協力してくれるパートナーに迷っている時など、ふとアナログ管理をしている名刺を順番に眺めてみるといいでしょう。過去にお会いした人には、様々なヒントが埋まっています。久しぶりに連絡してみようかな、会ってみようかな、と行動を起こせば悩みが解決することもあるでしょう。名刺をアナログで管理するメリットを最大限に活かすようにしましょう。

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