会議資料を事前送付する場合のメール文例や注意点

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会議の資料は当日に配布するよりも、事前に送付しておくことで会議が円滑に進みます。ここでは、会議資料を事前送付する際の注意点とメール文例をご紹介します。

会議資料を事前に送付するメリット

そもそも会議は限られた時間内で円滑に進めなければなりません。ダラダラと進めても身になりませんし、参加している人たちは時間を作って参加してくれています。どのようなことが話される会議が分からないまま参加をすると、会議の進行に合わせて資料を読み進めていかなければならず、会議中の理解度がどうしても追いつかなくなってしまうのです。会議資料を事前に送付しておけば、参加者はどのような議題が挙がって来るのかを把握でき、場合によっては事前に質問事項をまとめておくこともできるのです。

社外でお客さんと会議をする場合は、事前に資料を送付することがアピールにつながります。例え全てに目を通さなくても、会議に対しての意識を高く持っていることが相手に伝わるのです。可能であれば、会議の前々日くらいを資料完成の目標にするといいでしょう。

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会議資料を事前にメールする文例について

ここでは、会議資料を事前にメールする文例について、細かく解説をしていきます。

◎タイトル

「【8月度】業務定例会議の資料送付」
メールのタイトルは、その1文だけで何の事を言っているのかが伝わるメールでなければなりません。上記の例のように、定例会であれば○月度と記載をしておくと後でメールを受け取った人が整理しやすくなります。もしこのタイトルが「資料送付」だけであれば、会議資料を受け取った相手は何の事か分からないですし、メールをスルーされる事も考えられます。タイトルは簡潔に、そして分かりやすく書くようにしましょう。

◎宛名

「○○株式会社 AA部長」
「■■商事 BBプロジェクトメンバー各位」
会議資料のメールに限らず、宛名は間違いの無いようにしましょう。良くある間違いとしては、役職に様を付けてしまうことです。AA部長様という呼び名は間違ってますので注意しましょう。もし会議に参加する人が多い場合は、○○各位とまとめてしまっても問題ありません。会議の主となる方がいるのであれば、宛名にはその方を書いておき、他の参加メンバーの方はCc:として加えておくのも1つの手です。

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◎メール本文

「○/○ 13:00からの会議資料をお送りします。
今回の会議では、以下のテーマを検討しております。
・・・・・
・・・・・
事前に会議資料をお送りいたしますので
お忙しいところ恐れ入りますが、目を通しておいていただけますと幸いです。」
メール本文には、会議のテーマを記載しておくことがポイントです。ただ送ります、だけでは相手も読む気になりません。また、会議の資料を読む時間が無い人であっても、メール本文に会議のテーマが書かれていれば、イメージしやすくなるはずです。更に、メールの本文内にて、特に会議で取り上げたいポイントを書いておくのもいいでしょう。会議に参加する人の気持ちがそこに向きますので、会議の進行がスムーズになります。

★会議資料を送る例文(全体)

上記に記載した会議のメール文例を通してご紹介します。

■タイトル:【会議資料送付】品川店オープンの企画広告会議
■本文
トータルコミュニケーション株式会社
企画推進本部
松本部長
坂上課長
CC:プロジェクトメンバー各位

いつも大変お世話になっております。
通信社の高田です。

さて、8/8(水)14:00~の企画広告会議で使用する
会議の資料を事前にお送りさせていただきます。

当日は、Webサイトにおける広告に焦点を当てて
ご提案をさせていただきたく存じます。
特に、新規サイト構築の件については
前回とは違ったご提案を準備しております。

お忙しいところ恐れ入りますが
事前に会議資料に目を通していただけますと幸いです。
資料についてのご質問等あれば、このメールの返信、
または高田までお電話いただきたく存じます。

それでは、来週よろしくお願いいたします。

★会議資料を送る時の注意点

◎会議資料のサイズ

会議資料が大量になると、送る資料のデータサイズも大きくなってしまいます。相手方のメールサーバに制限がかかっている場合、会議資料が届かないことがあります。メールのサイズは最大で2MBまでがビジネスマナーとされています。これを超える場合は2回に分ける、またサイズが大きいファイルはページを削減するなどして対応するようにしてください。

◎パスワードをかける

セキュリティに厳しくなっている昨今、会社でもメールを送る際のルールが定められているはずです。添付ファイルを送る際には、必ずパスワードを付けるようにしましょう。会議資料を受け取る側が面倒に感じることを心配するかもしれませんが、お互いにセキュリティの意識を高めることが必要です。毎回パスワードを別便で送るのが手間だという人は、会社間でパスワードを決めてしまっておくと便利です。

会議資料を事前に送るメールのまとめ

会議資料を送る際のメール文例をご紹介しました。メールの文章1つを取ってみても、会議の進行に影響することが伝わったかと思います。一番大切なのは、当日の会議です。資料は出来るだけ早めに作成し、心の準備も整えて会議に挑めるようにしておきましょう。

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