知っておくべき会議に途中参加・途中退席するときのマナー。

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会議は社内の定例会議から取引先との重要会議まで多様ですが、途中参加や途中退出はいかなる会議でも基本的に好ましくありません。しかしどうしても避けられない状況もありますので、社会人として正しいマナーで対応できるようにしておきたいものです。

非常識な行動は自身の印象を悪くしたり、社会的信用に関わったりすることもあるので注意しましょう。

【途中参加】するときは事前連絡が鉄則

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会議は原則、遅刻してはいけません。ですから会社へ出勤するルールと同じで、会議の無断遅刻は絶対にしてはいけないNG行動です。

会議の主催者にできるだけ早く伝える

欠席ではなく途中参加でも、その会議における自分の役割によっては会議の運営に大きな影響を与えます。プレゼンや議論など重要な参加理由がある場合には、発表順などアジェンダ全体の見直しが必要にあることもあります。

遅刻の度合いによっては会議の日程自体を変更する可能性もあるので、一刻も早く連絡しましょう。必要に応じて上司にも報告します。

途中参加していいのか許可を求める

会議の内容にもよりますが事前に遅れることを連絡するときには、途中参加して大丈夫か許可を得ることが大切です。当然OKだと決め付けた態度では、失礼な印象を与えることもあります。

特に社外との重要会議や傍聴者的な立場の会議なら、参加を控えるように指示が出ることもあります。

途中参加で会議室に入るときのマナー4つ

若手社員であれば、本来は10分前には会議室に到着しておくものです。それを遅刻するわけですから、やむを得ない事情であっても途中から入室するときのマナーは必ず守りましょう。

会議の邪魔にならないように入る

会議室に入口がいくつかあるなら、会議の進行を遮らないように後ろや横側のドアから入るとスマートです。ドアの開閉も静かに行うように気遣いましょう。

もし会議の声が聞こえてくるようなら、会話やアジェンダのキリが良いところで入るようにすることも大事です。前方から入室するときには少し腰をかがめ、邪魔にならない姿勢をとります。

ノックの必要性は臨機応変に決める

一般的にはノックをして入室するものですが、会議の進行の邪魔になることもあります。逆にノックせずに急にドアを開けると、注目を浴び会議の流れを止めてしまったり、失礼な印象を与えたりすることもあります。

ノックをするかどうかは会議の内容や規模などから判断してください。ちなみに元々会議に参加していた場合、1度退出して再度入室するときには、ノックをしないのが基本マナーです。

途中参加の謝罪はタイミングを計る

途中参加となったことを謝罪するかどうかは、その会議の内容と参加者によるため一概にはいえません。例え謝罪すべきであっても、進行を中断させてまで謝罪するのは非常識です。

議題の切れ目など、タイミングを見計らうことが大事です。また自分が発表する際に、一言添えるのも良いでしょう。

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謝罪内容はシンプルでOK

事前連絡をした上での途中参加なら、謝罪は「遅刻して申し訳ありません」とシンプルに一言伝えれば充分です。理由まで伝えるかどうかは、会議の内容と出席者の顔ぶれを見て適切に判断しますが、間違っても言い訳にならないように注意します。

【途中退出】はタイミングで対処が異なる

予め途中で退出することが分かっている場合と、緊急の用事ができてしまったときでは、取るべきマナーにも違いがあります。状況に合わせた対処をしましょう。

事前にわかっている場合は事前連絡

途中参加と同様、事前に途中退出することが決まっている場合には事前に主催者に伝えておくのがマナーです。必要に応じてアジェンダの順序を変更することもありますので、分かり次第できるだけ早く連絡します。

会議の内容によっては参加しないことになる可能性もありますので、主催者や上司の指示に従います。

突然の退出は会議後に謝罪や報告をする

やむを得ない用事で会議を抜けなければならない場合もあります。案件によっては自己判断せず、上司に許可を求めます。また緊急を要し、どうしても事前に許可がとれる状況でなければ、どのような要件で途中退出したのかを事後報告します。

予定していたプレゼンなどができず会議の進行に迷惑をかけたのなら、早急に主催者に謝罪するのが最低限のマナーです。特に役割のない会議であれば、謝罪が必要ない場合もあります。状況を見て判断をしましょう。

途中で会議室から出るときのマナー3つ

本来は会議の途中で会議室から出るのは望ましくありませんので、できるだけスマートに行動できるようにしましょう。

周りに伝えてから退出する

周りに退出する旨を伝える必要があります。会議の進行を妨げないように、メモなどを使用しても良いでしょう。「その場の誰もがあなたの途中退席を知らない」という状況を作るのはマナー違反です。

部屋を出るタイミングを計る

会議の進行を妨げないことが大事ですので、議題の切り替わるタイミングで席を立ちましょう。議論が白熱しているときなどは、場の雰囲気を壊すことにもなりかねません。

重要な案件であるほどタイミングの見極めは重要です。緊急事態であっても数分の違いがビジネスに影響することは少ないですので、あまり焦らず冷静に行動しましょう。

ドアの前で会釈する

退出するときは、全体に謝罪をする必要はありません。むしろ会議を中断することはマナー違反になります。周りに口頭やメモで手短に伝えたら、後はドアを出る際に会釈をして、静かにドアの開閉をして退室します。

まとめ

ビジネスマンとしての基本的なマナーを守って、事前に分かっているときには必ず連絡をしておくことが大切です。

会議への遅刻や途中退出は、どんな事情であれ主催者や参加者に迷惑をかけることがあります。内容に関わらず個人都合だと考え、誠意のある対応をすると良いですね。

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